Cómo configurar una cuenta de correo externa en tu buzón de Gmail

Hoy en día es normal que tengamos más de una cuenta de correo y con diferentes proveedores: Gmail, Hotmail, Yahoo…etc. Pero también es probable que tengamos correo del trabajo. Y si eres autónomo, es vital para ti tener los correos agrupados y al mismo tiempo clasificados, entre lo personal y lo laboral.

Particularmente, me gusta mucho la interfaz de Gmail, y creo que mucha gente está cómoda con ella también. Es por eso que en este pequeño tutorial, voy a enseñaros cómo configurar una cuenta de correo externa (la del trabajo, por ejemplo) dentro de la bandeja de Gmail.

Qué necesitamos

Empezamos por lo básico: tu usuario y contraseña. Por poner un ejemplo de usuario: pedro.perez@suempresa.com.

También necesitaremos acceso al correo propiamente dicho. La mayoría de los proveedores de hosting suelen disponer de un acceso vía web para gestionar tus correos. La idea de este tutorial es no tener que acceder a ese webmail, para hacerlo directamente todo desde tu bandeja de Gmail, pero mínimo necesitaremos este acceso una vez, como veremos más adelante.

Después, si no lo sabemos nosotros mismos, necesitaremos que alguien (un administrador del sistema o nuestro proveedor) nos proporcione los siguientes datos:

• Servidor de correo entrante (POP3 o IMAP)
• Puerto de entrada (POP3 o IMAP)
• Servidor de correo saliente (SMTP)
• Puerto de salida (SMTP)
• Verificar si el servidor (tanto el entrante como el saliente) requiere autenticación o no

Esto no tenéis porqué entenderlo. Pero un administrador del sistema o un proveedor de hosting sí, y con tener acceso a esa información es suficiente.

Entrando en la configuración de Gmail

Para empezar, entraremos en nuestra cuenta de Gmail y pulsaremos la rueda dentada que está arriba a la derecha.

En el menú que se despliega, pulsaremos sobre la opción “Configuración” y ya estaremos en la pantalla de Configuración. A continuación, pulsaremos en la pestaña “Cuentas e importación”, tal como se muestra en la siguiente imagen.

Configurando el correo entrante (recibir correo)

En la pantalla actual de “Cuentas e importación” bajaremos hasta encontrar la sección “Consultar el correo de otras cuentas”. Una vez estemos ahí, pulsaremos en el enlace de “Añadir una cuenta de correo”.

Se nos debería abrir una nueva ventanita, donde nos piden la dirección de correo electrónico. Siguiendo con el ejemplo que habíamos puesto arriba, nosotros pondremos (sin las comillas) “pedro.perez@suempresa.com” y le damos a siguiente.

En la siguiente pantalla, pulsaremos la segunda opción “Importar correos electrónicos de mi otra cuenta (POP3)” y hacemos clic en “Siguiente”.

En esta nueva pantalla, es donde tendremos que insertar parte de la información que necesitábamos recabar de nuestro administrador del sistema o proveedor de hosting antes de afrontar este tutorial. Pegamos imagen y explicamos cada campo.

1. Insertamos nuestro usuario completo, con la @ y el .com incluido. Siguiendo nuestro ejemplo, de nuevo “pedro.perez@suempresa.com”
2. La contraseña de nuestro correo.
3. Servidor POP, o servidor de correo entrante. Cada servidor es diferente, en mi caso yo pondré “mail.suempresa.com” pero porque son los datos que me ha dado mi proveedor de hosting. Vosotros poned los que tengáis.
4. Puerto, en mi caso, es el 995. Puede ser cualquier otro que haya en esa lista, acorde a los datos que tengáis.
5. Os explico cada opción:
   • Dejar una copia del mensaje recuperado en el servidor: cuando Gmail se conecte al servidor de correo, descargará el mensaje que os haya llegado a (en mi caso) pedro.perez@suempresa.com y os lo mostrará en vuestra bandeja de Gmail. Al descargarlo, lo borra del servidor de origen. Con esta opción marcada, mantenemos ese mensaje en el servidor de origen. Esto es útil para mí, por si en el futuro dejara de usar Gmail como aplicación de correo principal, poder tener la posibilidad de configurar mi servidor de correo en otra aplicación y no perder ningún correo.
   • Utilizar siempre una conexión segura (SSL) para recuperar mensajes de correo electrónico: traducido por “Mi servidor requiere autenticación”. Si es tu caso, marca esta casilla. Si no lo sabes, déjala vacía.
   • Etiquetar los mensajes entrantes con: esta opción te crea una etiqueta automáticamente en tu cuenta de Gmail, lo cual te permite clasificar los correos que lleguen a (en mi caso) pedro.perez@suempresa.com
   • Archivar los mensajes entrantes (omitir Recibidos): esta opción omite la bandeja de entrada principal. Es decir, el mail caería directamente en la etiqueta definida en la opción descrita inmediatamente anterior. Yo la suelo dejar desmarcada, porque me gusta ver en la bandeja de recibidos todos los correos de todas las cuentas que me entran. Es una opción reversible (como el resto), es decir, que si ahora la dejas desmarcada y más adelante te arrepientes, puedes volver a la configuración y marcarla.

Una vez rellenados todos los datos, simplemente pulsa en “añadir cuenta” y si está todo correcto debería darte un mensaje de éxito como este:

Configurando el correo saliente (enviar correo)

Si hemos llegado a la pantalla anterior, con sólo pulsar el botón siguiente, ya estaremos en la pantalla para configurar el servidor saliente, es decir, la parte que nos permite enviar correos desde nuestra cuenta externa.

Bien, si pulsamos siguiente, nos aparecerá otra pantalla donde hay que rellenar nuestro nombre (cómo queremos que aparezca en la bandeja de entrada de otro usuario cuando reciba un correo nuestro) y desmarcar la opción “Tratar como un alias”. Pulsamos siguiente.

En la nueva pantalla, hay varios campos que vamos a explicar.

1. El servidor SMTP o servidor de correo saliente. Al igual que con el servidor de correo entrante, deberíais tener este dato de vuestro proveedor. Normalmente coincide con el servidor de correo entrante.
2. Puerto. Suelen ser 587 ó 465.
3. Nombre de usuario al completo (pedro.perez@suempresa.com) y su contraseña

Por último, elegid una de las dos opciones. Si vuestro puerto es el 465, lo normal es elegir SSL. Y si el puerto que os han proporcionado es el 587, entonces elegid TLS.

Verificando tu identidad

Para evitar fraudes y que nadie envíe correos en tu nombre, Gmail envía un código de verificación para saber si eres propietario de esa cuenta. Accede a tu correo (en mi caso mediante el webmail que me proporciona mi proveedor). Habrás recibido un email con un código. Introdúcelo en el campo de texto que se muestra en la siguiente ventana. Pulsa en “Verificar”.

Comprobando las configuraciones

Si todo ha ido bien, la última ventanita debería haberse cerrado sola. Podemos probar a escribir un email (importante: desde otra cuenta que no sea nuestro Gmail) a nuestro correo recién configurado. Si todo va bien, en un par de minutos (no es instantáneo y depende del servidor de correo que tengáis ya que primero tiene que llegar a dicho servidor y después lo tiene que rescatar Gmail) debería llegarnos el correo a la bandeja de entrada y además etiquetado con lo que configuramos anteriormente.

En la siguiente imagen, os muestro una captura real de cómo recibo los correos de mi cuenta jorge@fosela.com recibidos en mi bandeja de Gmail.

Entonces, ¿desde que cuenta voy a responder ahora?

Por defecto, cuando recibimos un correo y le damos a responder, Gmail interpretará que queremos responder desde la misma cuenta a la que nos escriben.

Para asegurarnos de que esto es así, debemos revisar la configuración establecida. Para ello, pinchamos en la rueda dentada (arriba a la derecha), seleccionamos “Configuración” en el menú emergente. Por último pinchamos en “Cuentas e importación”, tal como hemos ido aprendiendo a lo largo del tutorial.

Bajamos a la sección de “Enviar como” y miramos en la parte más baja de esta sección, al epígrafe “Cuando responda un mensaje”. Debe estar marcada la primera opción: “Responder desde la misma dirección a la que se ha enviado el mensaje”

¿Y si soy yo el que quiere enviar un correo sin responder a nadie?

Si en vez de responder a un mail que nos escriben a nuestra cuenta de correo externa, somos nosotros los que queremos escribir a alguien, hay que tener en cuenta un detalle.

Creamos un correo nuevo, como haríamos de forma convencional. La diferencia está en que en el campo “De” ahora debería aparecernos una flechita hacia abajo, para desplegar un listado de las cuentas de correo que tenemos configurada. Simplemente, seleccionamos la cuenta desde la que queremos enviar el mensaje y listo. Por defecto aparecerá la cuenta predeterminada, es decir, la de Gmail si no la habéis cambiado.

Ventajas

• Tienes todos los correos separados por carpetas y colores (si quieres).
• Puedes darle a responder y automáticamente respondes desde la cuenta a la que te escriben.
• La interfaz de Gmail a tu disposición.
• Una sola bandeja para todas tus cuentas de correo.
• En el móvil, tanto si eres de Android como iPhone, al usar la aplicación de Gmail, ya tienes configuradas todas las cuentas.
• Es gratis.

Inconvenientes

• No es tan rápido a la hora de consultar los correos, aunque si un correo te corre prisa, puedes forzar una actualización para que busque en el buzón de correo concreto.
• El espacio está limitado a los 15Gb (actualmente) que ofrece Gmail en sus cuentas gratuitas.

Y eso es todo, espero que le sea de ayuda a alguien y por supuesto, si tenéis dudas, decídmelo en los comentarios y trataré de ayudaros.